# 5.1. 軟件使用步驟

# 5.1.1 使用步驟

????信管飛軟件使用比較簡單，以下我們以信管飛 RMS 為例介紹第一次使用軟件需要做的準備工作和主要步驟。使用軟件前的準備工作主要是準備基礎數據和期初數據資料，我們建議將數據整理成 Excel 文件（在程序目錄下的“數據導入模板”子目錄，我們準備了一些常見數據的 Excel 文件模板，可參照格式進行數據整理），這樣可以在軟件中直接導入，方便快速完成初始化工作。

（1）需要準備的資料

????整理出基礎資料

????基礎資料主要包括部門資料、員工資料、客戶資料、供應商資料、商品資料、商品類別資料（可選）、資金賬戶資料、倉庫資料、會計科目（可選）等。每種基礎資料需要整理的主要數據內容包括：

????部門資料：部門名稱、部門編碼（可選）；

????員工資料：員工姓名、員工編碼（可選）、所屬部門；

????客戶資料：客戶名稱、客戶編碼（可選）、地址、聯系人、聯系電話、手機、所屬業務員（可選）、單位類別（可選）；

????供應商資料：供應商名稱、供應商編碼（可選）、地址、聯系人、聯系電話、手機、單位類別（可選）；

????商品資料：商品名稱、商品編碼（可選）、單位（計量單位）、規格、商品類別（可選）、條形碼（可選）、預設售價（可選）；

????商品類別資料：商品類別名稱、商品類別編碼；

????資金賬戶資料：資金賬戶名稱（用于區分同一銀行多個賬戶）、開戶銀行（可選）、戶名（可選）、帳號（可選）、余額；

????倉庫資料：倉庫名稱、倉庫編碼（可選）；

????會計科目資料：科目名稱、科目代碼、上級科目。

【注意】

????a.需要準備的數據，除商品資料、客戶資料（有期初應收余額）、供應商資料（有期初應付余額）外，都是可以后續補充錄入，并非一定要在開賬前全部整理完成才可以使用軟件。

????b.只有 RMS 專業版需要整理會計科目，軟件默認已預置了符合財務規定的會計科目，用戶可根據自身企業特點進行維護。

盤點倉庫庫存

????盤點截止到啟用軟件前（即開賬日期）每個倉庫的貨品庫存數量以及貨品單價（作為成本價）。需要注意的是，如果有多個倉庫，請盤點出分倉庫的庫存數量即可。

往來單位的期初應收應付款

????整理出截止到啟用軟件前（即開賬日期）客戶的期初應收款（如果客戶有預付款，輸入負數）和供應商的期初應付款（如果有預付款，輸入負數）。

（2）使用軟件的步驟

????在整理完基礎資料數據后，下面我們講解使用軟件的主要步驟：

軟件使用步驟

新增賬套：新增加一個賬套用于存儲業務數據；

設置賬套參數：設置使用單位信息、系統參數和業務參數，通過這些參數使業務功能能夠適應不同企業的管理需求；

錄入基礎資料：錄入員工資料、客戶資料、供應商資料、商品資料等；

錄入期初數據：錄入期初應收應付款、期初庫存、期初科目余額（專業版需要錄入）；

期初開賬：設定啟用軟件時間（即開賬日期）；

錄入業務單據：依據實際業務發生情況，錄入相應的業務單據；

統計查詢數據：進行業務數據查詢和統計分析。

# 5.1.2 新建賬套

????賬套即賬套數據庫，這是一個從會計業務引申出來的概念，賬套數據庫中存儲業務數據。使用軟件前建議新增加一個賬套，用于重新錄入和管理數據。本軟件的賬套是集中在主機電腦上的應用中心程序上進行的。

????在應用中心程序上點“賬套管理”，在賬套管理界面點工具欄中的“新建”按鈕就可以增加賬套。

????新建賬套時，可以設置賬套名稱、文件名以及賬套的存放路徑。賬套文件名不支持漢字，請輸入字母或數字，并盡量不要使用特殊符號。賬套存放目錄我們建議使用默認的目錄即程序所在目錄下的Data子目錄，方便后續管理和使用。

# 5.1.3 設置賬套參數

????登錄軟件，在功能導航窗點“系統管理”—》“系統參數設置”，進行系統參數設置，主要包括使用單位信息、系統參數、業務參數以及其他參數。

使用單位信息：其中單位名稱為必填項，其他項目可根據需要進行選填。在打印格式模板（如抬頭的單位名稱、地址等）中可以引用這些信息，后續公司名稱、地址變更時，不用再修改每個打印格式模板。

數據項顯示格式：其中#表示相應的小數點后數字位數如果沒有數值則不顯示。實際在軟件中是按照最高精度進行運算的，這里設置的僅僅是顯示格式。其他參數一般默認即可，如需要修改，請根據實際業務情況調整。

業務參數：業務參數比較多，默認的參數值為最普遍的業務控制方式，所以一般不需要修改，在詳細操作說明中我們會詳細介紹。

# 5.1.4 錄入基礎資料

????登錄軟件后，點功能導航窗中的“基礎資料”，即可錄入各類基礎資料。以下我們主要介紹如何錄入機構部門資料、員工資料、客戶資料、商品資料、倉庫資料，其他功能的使用方法可參見“詳細操作說明”部分相應的功能介紹。

維護機構部門

????功能導航窗中點“基礎資料”—》“機構部門”可以維護機構部門。點“新增機構”即可增加新的分支機構，分支機構中的公司名稱、地址、開戶信息等資料可以在打印格式模板中引用，從而可以適應不同分支機構打印格式抬頭不一樣的情況。

機構名稱：必填項，可輸入分支機構的簡稱；

機構編碼：建議兩位數字表示，比如01，02，03….；

????點“新增部門”可以增加新的部門，點“修改部門”可以修改部門信息，點“刪除部門”可以刪除部門。點“查看詳情”可以查看部門信息，查看部門信息窗口默認是只能查看，無法修改的。

????點“設置排序”按鈕，可以進入排序模式，軟件會顯示幾個排序按鈕，可以點“快速排序”排序按照部門名稱或編碼進行自動排序，或者手工點“上移”、“下移”按鈕設置排序。設置完成后，點“保存排序”即可保存排序設置。

????點“打印”—》“打印”可以快速打印部門列表；點“打印預覽”可以先預覽內容然后確定是否要打印出來；點“打印格式設計”可以設置打印格式。

【注意】

????只有“專業版”且有“分支機構”擴展功能模塊，才可以維護分支機構。低版本只需要維護部門即可。

維護員工資料

????點“新增”按鈕可以增加員工信息，點“修改”按鈕可以修改員工信息，點“刪除”按鈕可以刪除員工。軟件只支持刪除未使用過的員工（即在業務單據中沒有使用過的），已使用過的員工，如果不再使用可以設置為“已離職”。

員工姓名：必填數據項，最大支持50個字符，25個漢字。

員工編碼：必填數據項，如果不填寫，則軟件會自動根據姓名的拼音頭作為編碼。

所屬部門：必填數據項，可選擇員工的所屬部門。

????其他信息為選填項，可根據情況確定是否需要錄入。

維護客戶資料

維護客戶類別：點“單位類別”按鈕，可以維護往來單位類別。如果您公司的客戶數量比較多，強烈建議按照客戶類別進行管理，方便后續選擇客戶并支持按照客戶類別統計銷售情況。

????軟件支持無限層級的往來單位類別，并支持自動生成類別編碼，方便后續查詢和統計。點“設置從屬關系”進入拖動調整從屬關系模式，可以拖動改變類別的從屬關系。點“設置排序”可以調整類別的排序。

????點“新增”按鈕可以增加客戶信息，點“修改”按鈕可以修改客戶信息，點“刪除”按鈕可以刪除客戶。軟件只支持刪除未使用過的客戶（即在業務單據中沒有使用過的），已使用過的客戶，如果不再使用可以設置為“無效”。

????客戶資料中除客戶名稱外，其他數據項可按實際需要選填。

維護商品資料

????點“基礎資料”—》“商品信息”可以進入商品信息管理功能。點“商品類別”按鈕可以管理商品類別，點“新增”按鈕可以增加新商品，點“修改”按鈕可以修改商品信息，點“刪除”按鈕可以刪除商品。軟件只支持刪除未使用過的商品（即在業務單據中沒有使用過的），已使用過的商品，如果不再使用可以設置為“已停用”。

商品編碼：建議輸入，可極大方便后續管理，可按照商品類別進行區分，比如“01001”，前兩位代表類別，后面三位為流水號。

商品性質：分為商品、原材料、包材、服務及費用四種。“服務及費用”為虛擬商品，可以管理維修費、服務費、運費等各類雜費，“服務及費用”不計算庫存數量，在倉庫庫存查詢中不會顯示。原材料和包材主要在“生產管理”功能中使用，可配置生產領料是否只允許原材料和包材出庫。

基本單位：默認計量單位，每個商品必須有一個默認的計量單位。商品性質為“服務及費用”的商品，其基本單位可設置為“套”。

生產入庫價：生產成品入庫單的默認單價（成本價）。

成本算法：默認僅支持移動加權平均法核算商品成本。

按重量計價：打勾選擇后，該商品的金額等于單價乘重量。

啟用批號管理：打勾選擇后，該商品按批管理，入庫的時候必須輸入批號，出庫的時候按批選擇出庫。

單位及價格：軟件支持一個商品多種計量單位，可以設置不同計量單位的折算關系以及價格信息。

維護倉庫資料

????點“基礎資料”—》“倉庫信息”可以進入倉庫信息管理功能。點“新增”按鈕可以增加新倉庫，點“修改”按鈕可以修改倉庫信息，點“刪除”按鈕可以刪除倉庫。點“排序設置”按鈕可以對倉庫進行排序，后續在選擇倉庫和倉庫查詢中可以按照排序進行顯示。

????本節簡單介紹了基礎資料的錄入步驟，詳細介紹參見《詳細操作說明》章節。

# 5.1.5 錄入期初數據

????期初數據包括期初商品庫存、期初應收應付款、期初科目余額（專業版以上），在開賬前需要先錄入好期初業務數據。期初數據的所謂期初是指計劃使用軟件日期（即后面的開賬日期）前的業務數據。

期初庫存

????點“基礎資料”—》“期初建賬”，然后點“期初庫存錄入”，進入“期初庫存單”可錄入期初商品庫存。如果已開賬，則只能查看無法進行新增和修改。

【注意】

????①請在使用軟件前先盤點倉庫，確定庫存數量和成本單價，建議先整理成Excel文件，可以直接導入進來。

????②開賬后，如果期初數量發現有錯誤，可以開“盤點單”（“倉庫管理”功能分組中）調整庫存數量。如果發現成本單價有錯誤，可以開“成本調整單”調整成本價。

????③如果有多個倉庫，則每個倉庫開一張期初庫存單。

期初應收應付款

????點“基礎資料”—》“期初建賬”，然后點“期初應收應付”功能按鈕，進入“期初應收應付”可錄入往來單位的期初應收款和應付款。期初應收應付款支持通過Excel批量導入。

期初會計科目余額

????點“基礎資料”—》“期初建賬”，然后點“期初科目余額”功能按鈕，進入“會計科目期初余額”錄入界面，可以錄入每個會計科目的年初余額，以及本年的累計借方和貸方（不是從1月份開始啟用賬套時需錄入）。

【注意】

????①有下級會計科目的科目不需要錄入期初余額，軟件會自動匯總下級科目。

????②點“引入數據”—》“期初應收應付”，軟件可自動匯總應收應付款作為“應收賬款”、“應付賬款”科目的余額。

????③點試算平衡，可計算借貸方是否平衡、以及是否符合財務規范。

# 5.1.6 期初開賬

????在開賬前是無法錄入業務單據的，只能錄入基礎資料和期初數據。在完成期初數據的錄入后，就可以啟用賬套（即開賬）。點“基礎資料”—》“期初建賬”，然后點“啟用賬套”，即可進行期初開賬操作：

啟用賬期：是指準備從哪個月份開始使用軟件（舉例：假設當前月份為2015年4月份，但我們想從2015年2月份開始使用軟件，可以將啟用賬期設置為2015年、賬期為2，這樣我們需要整理的期初數據就應該是截止到2015-02-01前的期初應收應付款、期初商品庫存，開賬后就可以錄入2015-02-01之后的業務單據）。

賬期設置：點“賬期設置”按鈕可以設置每個賬期的起始日期。每年共12個賬期，默認是按照自然月劃分賬期。